Toegankelijkheid van PDF-documenten

Een PDF-document is toegankelijk als het voldoet aan de Web Content Accessibility Guidelines. Dit betekent onder andere dat de inhoud in een logische volgorde staat, het kleurcontrast voldoende is, de taal juist is ingesteld en het document de juiste tags voor toegankelijkheid bevat.

Deze twee factoren zijn cruciaal voor een toegankelijk PDF-document:

1. het brondocument is toegankelijk,
2. en het is op een goede manier naar PDF geconverteerd.

Brondocument

Je maakt een document niet rechtstreeks in PDF-formaat, maar in een tekstverwerker, een rekenprogramma of in een grafisch pakket zoals InDesign. Het is belangrijk om bij elk nieuw document aandacht te hebben voor toegankelijkheid. Het Accessible Digital Office Document (ADOD) Project heeft daar uitgebreide handleidingen voor.

Van ontoegankelijke brondocumenten (zoals een gescande brief of een foto) kan je geen toegankelijke PDF maken.

Conversie naar PDF

Als een document afgewerkt is, zet je het om naar PDF. Daarbij is het belangrijk dat je toegankelijkheidsinspanningen in het brondocument overgenomen worden. De conversiesoftware moet tags voor toegankelijkheid toevoegen aan het PDF-document.

• Gebruik geen software zoals een virtuele printer. Die voegt geen tags toe en levert dus geen toegankelijke PDF-documenten op.
• Juiste werkwijze om vanuit Microsoft Word naar PDF te converteren.
• Toegankelijke PDF vanuit InDesign.
• In Open Office kies je voor Bestand, Exporteren als PDF... en vink je "tagged PDF" aan in de opties.
• Vanuit Google Docs kan je documenten naar PDF exporteren. Helaas is het resultaat helemaal niet toegankelijk. Je kan beter eerst exporteren als Word-document en dan vanuit Word opslaan als tagged PDF.

PDF-documenten testen op toegankelijkheid

Om een idee te krijgen van de toegankelijkheid van een PDF-document kan je Adobe Reader, Acrobat Pro of een screenreader gebruiken. Om volledig te testen, is een combinatie nodig. Meer hierover in het artikel PDF-documenten testen op toegankelijkheid .

Bestaande PDF-documenten toegankelijk maken

• Als je over het brondocument beschikt, is het efficiënter om de toegankelijkheid daarvan te verbeteren en het document opnieuw naar PDF te converteren.
• Als je niet meer over het brondocument beschikt, dan zijn er mogelijkheden in Acrobat Pro.
• Of gebruik gespecialiseerde software zoals Commonlook PDF GlobalAccess.

Opleiding

Over toegankelijkheid van PDF-documenten valt heel wat te zeggen. AnySurfer biedt hierover twee opleidingen aan: een module voor gebruikers van Word en een module voor gebruikers van InDesign.