Quelques pistes pour gérer l'accessibilité des documents

Vous avez décidé de vous attaquer à l'accessibilité de votre site web, et vous vous demandez si vous allez également devoir vous préoccuper de tous les documents téléchargeables. La réponse est oui , car pour le visiteur du site qui cherche une information, peu importe dans quel format vous avez décidé de publier l'information, l'important c'est qu'il puisse y avoir accès.

Dans le cas de sites existants, avec parfois des centaines ou des milliers de documents téléchargeables, cela peut sembler mission impossible. Voici quelques pistes pour y aller étape par étape.

Pour simplifier, je vais supposer que les documents téléchargeables sont des documents PDF.

Faites un tri

Essayez de déterminer quelles sont les grandes catégories de documents téléchargeables présents sur le site : publications scientifiques, comptes rendus de réunions, rapports annuels, heures d'ouverture du musée, menu du restaurant, infolettre...

Identifiez aussi qui publie ces documents (équipe communication, un fournisseurs externe, ...) et si possible au moyen de quelles applications (Word, open office, Indesign).

Mettez de côté les types de documents suivants:

• documents redondants : si vous proposez un brochure destinée à l'impression mais dont le contenu est aussi disponible sur le site web, vous ne devez pas vous préoccuper de l'accessibilité du document PDF.
• les archives: les documents anciens qui ne sont plus d'actualité
• les documents externes : des documents que vous n'avez pas produits ou commandés vous-même

Concentrez-vous sur les documents qui restent.

Remplacez des documents téléchargeables par des pages web.

Pour chaque type de document, demandez-vous si ce serait une option de le publier sous forme de page web. Si vous avez un site web équipé d'un bon CMS, il est probablement beaucoup plus simple de publier l'info sous forme de page web, que de la rédiger dans une application telle que Microsoft Word, puis de la convertir en document PDF accessible.

C'est mieux pour l'internaute qui trouve l'information directement sur le site au lieu de devoir télécharger un document. C'est en général plus facile pour la personne qui rédige le document, car elle peut se focaliser uniquement sur le contenu.

Quelques exemples

• Sur l'ancien site de l'ONEM, les informations de type feuille info étaient publiées sous forme de documents PDF. Sur le nouveau site, il s'agit simplement de pages web. Le nombre de pages n'a pas changé, mais au lieu de tomber sur une page proposant un lien de téléchargement, l'internaute tombe directement sur le contenu qui l'intéresse.
• Sur le site de VVBAD, le magazine META était une page web contenant des liens vers les articles en PDF. A partir de cette année, ils ont décidé de mettre des liens vers des pages web pour chaque article.
• Les textes de loi sont souvent publiés en format PDF en Belgique, mais il existe également la possibilité de les retrouver sous forme de page web sur le site du moniteur. Vous pouvez choisir de publier un lien vers la page web plutôt que de publier un document PDF.

A partir d'aujourd'hui ne publiez que des documents accessibles.

Si vous commencez aujourd'hui à ne publier que des documents accessibles, dans quelques années tous les documents utiles seront accessibles car les anciens documents vont petit à petit devenir obsolètes et disparaître de votre site.

Formez-vous pour apprendre à créer des documents PDF accessibles à partir de Microsoft Word ou Adobe InDesign.

Si vous faites appel à un prestataire externe, exigez également qu'il livre des documents accessibles.

Corrigez les documents anciens en commençant par les plus importants.

Lors de votre inventaire, vous avez identifié les documents les plus importants. Par exemple ceux qui sont les plus téléchargés. Dans la directive européenne on parle de documents 'nécessaires pour des processus administratifs actifs'. Par exemple, un document qui explique comment demander un congé parental.

Evaluez l'accessibilité de ces documents. Dans certains cas les problèmes seront faciles à résoudre, et vous pourrez à moindres frais faire les corrections et obtenir un bon résultat. Dans d'autres cas il se peut que vous deviez retravailler en profondeur le document d'origine.

Proposez un autre moyen d'obtenir l'info.

Pour tous les documents que vous n'aurez pas traités, donnez la possibilité au visiteur de vous contacter pour vous demander le contenu dans un format accessible.