Accessibilité des documents Word

De manière générale pour créer des documents Word accessibles il faut suivre les mêmes principes que pour la création de pages web accessibles : présenter l'information sous forme de texte ou offrir une alternative textuelle. Lorsque ce n'est pas le cas, utiliser de bons contrastes, utiliser les éléments structurants (sémantique) prévus dans le traitement de texte (styles pour les titres, listes numérotées ou non). Cet article est écrit pour Word 2010.

Sommaire

Déterminez la langue des textes

Word dispose d'un outils de détection qui est capable de déterminer en quelle langue le texte a été écrit. Si vous écrivez une partie du document dans une autre langue, Word pourra identifier en quelle langue elle a été écrite.

Activer la détection automatique de la langue:

  1. Ouvrez le ruban Révision.
  2. Cliquez le bouton Langue dans la section Langue
  3. Dans le menu déroulant, cliquez Définir la langue de vérification.
  4. Dans la fenêtre de dialogue, cochez la case Détecter automatiquement la langue.

Si la détection automatique de la langue n'est pas correcte, vous pouvez indiquer manuellement quelle est la langue d'un fragment de texte:

  1. Sélectionnez le texte qui est en une autre langue.
  2. Ouvrez le ruban Révision
  3. Cliquez le bouton langue dans la section Langue
  4. Dans le menu déroulant, cliquez définir la langue de vérification.
  5. Dans la fenêtre de dialogue, sélectionnez la langue souhaitée dans la liste La sélection est en…
  6. Cliquez OK.

Remarque, la plupart des documents sont écrits en une seule langue. Il peut arriver que Word ne puisse identifier correctement la langue d'une partie déterminée du document. Il se peut que certains codes de langues se retrouvent dans le document si vous l'avez obtenu par copier/coller. Tout à la fin du travail, il conviendra d'appliquer une seule langue à tout le document.

Définir la langue standard de Word:

  1. Ouvrez le ruban Fichier et cliquez ensuite sur Options.
  2. Cliquez le bouton Langue.
  3. Sous le titre Choisir les langues d’édition, sélectionnez la langue que vous souhaitez uliser.

    Important: si la langue souhaitée n’est pas présente dans la liste, vous pouvez l’ajouter via le menu déroulant [Ajouter d’autres langues d’édition].

  4. Cliquez le bouton Définir par défaut.
  5. Fermez les applications office ouvertes et redémarrez-les pour que les modifications prennent éffet.

Ne placez pas le texte dans une Zone de texte

Evitez d'utiliser des "Zone de texte". Les lecteurs d'écran ne pourront pas en lire le contenu.

Prévoyez une alternative textuelle pour chaque image

Si le document contient des éléments graphiques (images, diagrammes, cartes) et que ces éléments véhiculent une information, il est important que cette information parvienne à tout le monde. Il faudra ajouter une alternative textuelle. Ce sera nécessaire aussi pour les éléments graphiques créés en Word via les outils ‘SmartArt’, ‘AutoForme’, ‘WordArt’…

Ajouter une alternative textuelle à un élément graphique:

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l’image ou le graphique.
  2. Sélectionnez Format de l’image.
  3. Sélectionnez Texte de remplacement.
  4. Introduisez le texte alternatif dans le champ Titre.

Si l'image est trop complexe (elle contient trop d'information) pour une brève description (un plan de rue, un organigramme,…), vous prévoirez à coté de la description courte une description plus ample.

Evitez les éléments "flottants"

Lorsque vous ajoutez une image à un document Word 2010, cette image sera insérée à l'endroit du curseur. Les objets alignés sur le texte conservent toujours la même position par rapport au texte environnant. Ils se déplaceront lorsque le texte se déplace.

Un élément "flottant" conserve toujours sa position absolue sur la page, lorsque le texte se modifie autour de lui.

Pour être sûr que les images et éléments graphiques conservent bien leur position près des textes auxquels ils se réfèrent, il faut choisir 'Aligné sur le texte'.

Configurer un objet pour qu'il ne soit pas "flottant"

  1. Sélectionnez l’image ou le graphique.
  2. Ouvrez le ruban Mise en page.
  3. Dans la section Organiser cliquez sur Position.
  4. Sélectionnez Aligné sur le texte dans le menu déroulant.

Utilisez les titres

Utilisez les titres standards proposés (‘Titre 1’, ‘Titre 2’ , ‘Titre 3’,…) et ne sautez pas de niveaux de titres. Il n'est pas suffisant de simuler des titres en recourant à des artifices visuels tels que de plus grandes lettres, une autre police de caractères, un alignement centré.

Définir des titres:

  1. Sélectionnez le fragment de texte que vous voulez transformer en titre.
  2. Cliquez ce fragment avec le bouton droit et choisissez Styles.
  3. Choisissez le style que vous voulez appliquer dans le sous-menu..

Appliquer des titres depuis le ruban Accueil:

  1. Sélectionnez le fragment de texte que vous voulez transformer en titre.
  2. Ouvrez le ruban Accueil.
  3. Dans la section Styles choisissez le style que vous souhaitez appliquer.

    Important: Le ruban est trop compact pour présenter tous les styles. Vous pouvez afficher les autres styles à l’aide des flèches de défilement à la droite de la section styles. Vous pouvez également afficher la fenêtre de styles avec le bouton Styles.

Vous pouvez ajouter des titres avec le clavier: shift+alt+flèche gauche ou droite.

Si vous n'êtes pas satisfaits de l'aspect des titres standards, il est possible de les redéfinir:

  1. Ouvrez le ruban Accueil.
  2. Dans la section Style cliquez le style que vous voulez modifier avec le bouton droit.
  3. Sélectionnez Modifier…
  4. Dans la fenêtre de dialogue Modifier le style, faites les adaptations que vous souhaitez.

    Important: le bouton Format, donne accès à toutes les fenêtres de dialogues concernant les autres options de format.

  5. Cliquez OK.

Retrouver les titres standards:

  1. Ouvrez le ruban Accueil.
  2. Dans la section Styles, cliquez le bouton Modifier les styles.
  3. Sélectionnez Jeu de Styles et ensuite Word 2010.

Contrôler l'utilisation des titres:

  1. Cliquez sur le ruban Fichier et ensuite sur Options.
  2. Dans la fenêtre de dialogue Options sélectionnez Options Avancées et Dans le panneau de droite recherchez la section Afficher.
  3. Dans le champ Largeur du volet de zone de style en mode Plan et Brouillon, indiquez 2,5 cm.
  4. Cliquez OK.
  5. Ouvrez le ruban Affichage et cliquez le bouton Brouillon dans la section Affichages document.
  6. Des liens vers le contenu du document apparaissent alors dans le panneau de gauche indiquant le niveau de titre.

Utilisez les listes

Si vous utilisez des listes à puces, il est important que vous les contruisiez avec les outils fournis : Puces et Numérotation.

  1. Ouvrez le ruban Accueil.
  2. Dans la section Paragraphe, cliquez sur le bouton Puces pour une liste non numérotée ou le bouton Numérotation pour une liste numérotée.
  3. Pour définir un type de puce ou de numéros personnalisé, cliquez sur la flèche à droite de ces boutons.
  4. Sélectionnez celui que vous préférez dans la Bibliothèque.

Modifier le format des listes

  1. Ouvrez le ruban Accueil.
  2. Dans la section Paragraphe, cliquez la flèche à droite du bouton Puce ou Numérotation.
  3. Sélectionnez Définir une nouvelle puce… pour définir un nouveau format de liste non numérotée.
  4. Sélectionnez Définir un nouveau format de numérotation… pour définir un nouveau format de liste numérotée.
  5. Définissez vos préférences dans la fenêtre d’options Définir une nouvelle puce ou Définir un nouveau format de numérotation.
  6. Cliquez OK.

Colonnes

Si vous présentez votre texte en colonnes, utilisez uniquement la fonction prévue à cet effet.

Important: les colonnes sont toujours difficiles à appréhender pour les utilisateurs d'aides techniques. Ne les utilisez que si vous ne pouvez faire autrement.

Tableaux

N'utilisez pas les tableaux pour la mise en page, comme par exemple mettre le contenu en colonnes. Utilisez les tableaux pour présenter des informations structurées.

Créez vos tableaux avec les outils prévus à cet effet dans Word 2010. Ne créez pas de tableaux à la main à l'aide de la touche TAB ou de la barre d'espace, car ils ne seront pas reconnus comme des tableaux.

Créez des tableaux aussi simples que possible: évitez les cellules combinées, plusieurs lignes d'entête. Plutôt que de créer un tableau complexe, créez plusieurs tableaux simples.

Si un tableau est divisé sur plusieurs pages, faites en sorte que les intitulés de colonne soient repris au début de chaque page.

Assurez-vous dans ce cas de diviser le tableau entre deux rangées plutôt qu'au milieu d'une rangée.

Les cellules du tableau qui font usage d'entête doivent être définies comme telles.

Faites en sorte qu'un tableau ne soit jamais un élément "flottant".

Ajouter un tableau avec entête de colonne

  1. Ouvrez le ruban Insertion.
  2. Cliquez le bouton Tableau dans la section Tableau.
  3. Sélectionnez le nombre de lignes et de colonnes de votre tableau dans le menu déroulant.
  4. Sélectionnez le tableau ce qui fera apparaître le ruban d’aide pour tableaux.
  5. Sélectionnez le bouton Création de ce ruban.
  6. Dans la section Option des propriétés du tableau, cochez la case 'Répéter en haut de chaque page en tant que ligne d'en-tête'.

    Important : conservez les tableaux aussi simples que possible pour éviter la multiplication des lignes d'entête.

Comme pour une page web, vous vous assurerez que l'intitulé des liens est significatif en dehors du contexte du document. Il ne faut donc pas utiliser des liens comme "Plus d'informations" dans une phrase comme "Plus d'information sur les trains et horaires de bus ici". Il faut coupler le lien aux mots "trains et horaires de bus".

Ajouter un lien couplé à un intitulé significatif

  1. Ecrivez (ou collez) une adresse de site web ou de mail dans le document et appuyez sur la barre d’espacement ou Entrée pour en faire automatiquement un hyperlien.
  2. Si vous souhaitez transformer manuellement un fragment de texte en un lien, sélectionnez ce texte et cliquez-le avec le bouton droit de la souris.
  3. Choisissez Hyperlien (Ctrl + K).
  4. Dans le panneau Lier a… de la fenêtre de dialogue Insérer un hyperlien, choisissez la destination du lien (un site web, un endroit du document, un autre document ou une adresse e-mail). Ensuite, entrez le détail du lien dans la partie droite de cette fenêtre.

Le document a un titre significatif

  1. Ouvrez le ruban Fichier.
  2. Cliquez Informations dans le panneau gauche.
  3. Dans le panneau droit, cliquez dans le champ Titre.
  4. Entrez un titre.

Important: Le titre indiqué ici n'est pas le même que le nom du fichier.

Utilisez les fonctions prévues

Word est un programme de traitement de texte puissant. Utilisez les fonctions pour leur usage propre, par exemple pour des notes de bas de page ou un saut de page.

Créez une nouvelle page en introduisant toujours un saut de page et jamais en créant un certain nombre de lignes vides consécutives avec la touche Entrée. Placez le curseur à l'endroit où une nouvelle page doit commencer. Dans le ruban Insertion, cliquez le bouton Saut de page. Pour insérer plus rapidement, appuyez sur Ctrl + Entrée simultanément.

Si vous souhaitez insérer un commentaire, utilisez l'option prévue à cet effet. Un utilisateur de lecteur d'écran peut comprendre une liste de commentaires. Si vous écrivez le commentaire dans une police différente dans le milieu du texte sans utiliser la fonction de création de commentaire, il est beaucoup plus difficile de les trouver.

Utilisez des modèles accessibles.

L'utilisation de modèles permet de gagner beaucoup de temps. Assurez-vous donc que vos modèles soient construits en respectant les points abordés ci-avant et ils seront accessibles.

Créer un modèle accessible:

  1. Créez un nouveau document (depuis un Document vierge ou un modèle).
  2. Assurez-vous que, en créant un nouveau modèle, celui-ci respecte toutes les techniques d’accessibilité expliqués dans cet article.
  3. Lorsque le nouveau modèle est terminé, vérifiez son accessibilité (voyez également la technique 11).
  4. Ouvrez le ruban Fichier et sélectionnez l’option Enregistrer dans le panneau gauche.
  5. Choisissez le dossier Modèles dans le panneau gauche.
  6. Dans le menu déroulant Type, choisissez Modèle Microsoft Word (*.dotx).
  7. Dans le champ nom, entrez le nom de votre modèle.
  8. Cliquez le bouton Enregistrer.

Ouvrir un modèle accessible:

  1. Ouvrez le ruban Fichier et cliquez Nouveau dans le panneau de gauche.
  2. Sous le titre Modèles disponibles, cliquez Mes modèles*.
  3. Dans la fenêtre de dialogue Nouveau, choisissez le modèle souhaité.
  4. Cliquez OK.
  5. Un nouveau document va s’ouvrir basé sur le modèle choisi. Si le modèle choisi est accessible, alors ce document vide le sera aussi. Mais lorsque vous y ajouterez du contenu (textes, images, diagrammes, …), ce sera à vous en tant que rédacteur de veiller au respect des techniques d’accessibilité.

Formulaires

Les formulaires sont des types de documents très spécifiques. Les formulaires papier ne sont pas naturellement accessible. Cela rend l'accessibilité des formulaires numériques d'autant plus importante. Word 2010 offre des contrôles de formulaire (champs de texte, cases à cocher, zones de liste, ...), que vous pouvez utiliser. Ces contrôles de formulaire ne sont malheureusement pas des outils accessibles pour les utilisateurs.

Tester l'accessibilité du document

Avec Word 2010, utilisez la fonction 'Vérificateur d’accessibilité' :

  1. Ouvrez le ruban Fichier.
  2. Cliquez Informations dans le panneau de gauche.
  3. Sous le titre Préparer pour le partage, vous trouverez des indications concernant d’éventuels problèmes d’accessibilité de votre document.
  4. Pour vérifier les problèmes d’accessibilité, cliquez le bouton Vérifier la présence de problèmes et ensuite Vérifier l’accessibilité.
  5. Dans le panneau Vérificateur d’accessibilité, apparaîtront d’éventuels problèmes d’accessibilité.
  6. Sélectionnez l’un des avertissements, et dans la fenêtre Informations complémentaires apparaîtront des informations sur le problème. Pourquoi le corriger et comment le corriger.
  7. Procédez de cette façon point par point.

De Word vers PDF

L'étape suivante consiste à transformer votre document word en un fichier PDF accessible. Si le document word a été correctement préparé, il sera facilement converti en un fichier PDF accessible. Voyez PDF depuis Word

Source

Ce document se base sur les techniques du Accessible Digital Office Document (ADOD) Project et plus spécifiquement sur le document Word 2010.

Formation

Dans la formation 'documents Word accessibles' nous passons en revue tous les points ci-dessus et lors des exercices vous pouvez tout mettre en pratique et poser vos questions.