Toegankelijke Word-documenten

De richtlijnen voor toegankelijke websites zijn ook toe te passen op Word-documenten. Vaak komt het erop neer om de ingebouwde functies van Word correct toe te passen. Toegankelijk werken vanaf het begin, zal later o.a. ook toegankelijke PDF-documenten opleveren. Hier volgen een aantal stappen om toegankelijke Word-documenten te maken. Deze tekst is geschreven voor Word 2010.

Opleiding

In onze opleiding toegankelijke Word-documenten demonstreren we al het onderstaande en kunt u het zelf inoefenen en vragen stellen.

Inhoud

• Geef aan in welke taal de teksten zijn geschreven
• Plaats teksten niet in een tekstvak
• Voorzie tekstalternatieven bij afbeeldingen en grafische objecten
• Vermijd “drijvende” elementen
• Gebruik kopstijlen
• Gebruik lijsten
• Kolommen
• Tabellen
• Geef elke link een betekenisvolle linktekst
• Geef een document een betekenisvolle titel
• Gebruik de ingebouwde functies
• Gebruik toegankelijke sjablonen
• Formulieren
• Een Word-document op toegankelijkheid testen
• Van Word naar PDF

Geef aan in welke taal de teksten zijn geschreven

Word beschikt over een automatische taaldetectie, die de taal van je document kan achterhalen. Als je een deel van het document in een andere taal schrijft dan de rest van het document, dan zal Word 2010 automatisch de juiste taal aan dat tekstfragment koppelen.

De automatische taaldetectie inschakelen:

1. Open het lint Controleren.
2. Klik op de knop Taal in de sectie Taal.
3. In het uitklapmenu klik je op Controletaal instellen.
4. In het dialoogvenster Taal vink je het aankruisvakje Taal automatisch bepalen aan.

Als de automatische taaldetectie niet juist is, kunt u handmatig de juiste taal instellen aan een geselecteerd tekstfragment:

1. Selecteer de tekst waarvoor je de taal wil aanduiden.
2. Open het lint Controleren.
3. Klik op de knop Taal in de sectie Taal.
4. In het uitklapmenu klik je op Controletaal instellen.
5. In het dialoogvenster Taal, selecteer je de gewenste taal in de lijst Geselecteerde tekst markeren als.
6. Klik op de knop OK.

Opmerking: de meeste documenten zijn helemaal in één taal geschreven. Soms herkent de automatische taaldetectie toch een bepaald onderdeel als andere taal. Er kunnen ook taalcodes meekomen als u tekst in het document heeft geplakt. Helemaal aan het eind is het dan ook een goede gewoonte om alle tekst te selecteren en de taal nogmaals juist in te stellen.

Plaats teksten niet in een tekstvak

Vermijd het gebruik van de functie ‘Tekstvakken’. Een screenreader kan de tekst in een tekstvak niet voorlezen.

Voorzie tekstalternatieven bij afbeeldingen en grafische objecten

Als je afbeeldingen of andere grafische objecten (zoals diagrammen, kaarten, grafieken,…) in een document gebruikt, dan is het belangrijk dat de informatie die je met de afbeelding wil overbrengen, ook beschikbaar is voor wie de afbeelding niet kan zien. Dit doe je door een beknopt tekstalternatief toe te voegen aan elke afbeelding. Ook de grafische elementen die je in Word creëert met functies zoals ‘SmartArt’, ‘AutoVorm’, ‘WordArt’,… moet je van zo’n tekstalternatief voorzien.

Een tekstalternatief toevoegen aan een afbeelding of grafisch object:

1. Geef een rechtermuisklik op de afbeelding of het grafisch object.
2. Klik op Afbeelding opmaken…
3. Klik op Alternatieve Tekst in het linker paneel van het dialoogvenster Afbeelding opmaken.
4. In het veld Beschrijving vul je het beknopt tekstalternatief in.

Als de afbeelding te complex is (te veel inhoudelijke informatie omvat) voor een beknopte omschrijving (een stratenplan, een organigram,…), dan voorzie je naast het beknopt tekstalternatief ook een uitvoerige beschrijvende tekst.

Tot slot willen we ontraden om getekende objecten (bijvoorbeeld een aantal balkjes waarmee je manueel een diagram tekent of lijnen om tekstblokken van mekaar te scheiden) in een document te gebruiken. In de plaats hiervan gebruik je de geëigende functies zoals ‘Grafieken invoegen’ en ‘Randen en arcering opmaken’.

Vermijd “drijvende” elementen

Als je een afbeelding of object toevoegt aan een Word 2010 document, wordt die afbeelding of dat object ingevoegd op de plaats van de cursor in de tekstregel. Objecten die in de tekstregel staan, behouden altijd hun zelfde positie ten opzichte van de omringende tekst en verschuiven dus mee wanneer de tekst verschuift.

Een "zwevend" element behoudt steeds zijn vaste positie op de pagina, terwijl de tekst er omheen ‘vloeit’. Als de tekst van het document gewijzigd wordt en daardoor naar boven of beneden beweegt, blijft de afbeelding toch op dezelfde vaste plaats op de pagina staan.

Om er zeker van te zijn dat afbeeldingen en objecten altijd blijven staan bij de tekst die ernaar refereert, moet je ‘In tekstregel’ opgeven als positie die afbeeldingen of objecten.

Voorkomen dat een afbeelding of object een ‘zwevend element’ wordt

1. Selecteer de afbeelding of het object.
2. Open het lint Pagina-indeling.
3. In de sectie Schikken klik je op Positie.
4. Selecteer In tekstregel in het uitklapmenu.

Gebruik kopstijlen

Gebruik de standaard aangeboden kopstijlen (‘Kop 1’, ‘Kop 2’ , ‘Kop 3’,…) en sla geen kopniveaus over. Het is niet voldoende om een kop aan te geven met grafische opmaak zoals vette letters, een ander lettertype, een gecentreerde uitlijning.

Kopstijlen toepassen:

1. Selecteer het tekstfragment waaraan je een kopstijl wil toekennen.
2. Geef een rechter muisklik op deze tekstselectie en klik op Stijlen.
3. Klik in het submenu op de stijl die je wenst toe te passen.

Kopstijlen toepassen vanaf het Start-lint:

1. Selecteer het tekstfragment waaraan je een kopstijl wil toekennen.
2. Open het lint Start.

3. In de sectie Stijlen klik je op de stijl die je wil toepassen.

   Belangrijk: Het lint is te compact om veel stijlen te tonen. Je kan door het lijstje met stijlen scrollen met behulp van de kleine pijltjesknoppen aan de rechterzijde van de stijlen. Je kan ook de opmaak van een stijl wijzigen met de knop Stijl wijzigen.

Met het toetsenbord kan je kopstijlen toevoegen met de sneltoets shift+alt+pijl links of rechts.

Als je niet tevreden bent met het standaarduitzicht van de kopstijlen is dat geen probleem. Blijf deze stijlen gebruiken, maar pas het uitzicht ervan aan:

1. Open het lint Start.
2. In de sectie Stijlen geef je een rechter muisklik* op de stijl die je wil wijzigen.
3. Klik op Wijzigen.

4. In het dialoogvenster Stijl wijzigen, voer je de nodige wijzigingen door die je aan de stijl wil doorvoeren.

   Belangrijk: met de knop Opmaak krijg je toegang tot zowat alle gangbare dialoogvensters met opmaakfuncties.

5. Klik op OK.

Terugkeren naar de standaard kopstijlen:

1. Open het lint Start.
2. In de sectie Stijlen klik je op Stijl wijzigen.
3. Klik op Opmaakset en vervolgens op Word 2010.

Het gebruik van stijlen controleren:

1. Klik op het lint Bestand en klik daarna op Opties.
2. In het dialoogvenster Opties voor Word klik je op Geavanceerd en scrol je naar het kopje Weergeven.
3. In het Breedte van deelvenster met opmaakgebied in de concept- en overzichtsweergave vul je de waarde 2,5 cm in.
4. Klik op de knop OK.
5. Open het lint Beeld klik op Concept in de sectie Documentweergaven.
6. Links van de documentinhoud wordt bij elke alinea de gekoppelde stijl getoond.

Gebruik lijsten

Als je opsommingslijsten maakt, is het belangrijk dat je die als ‘echte genummerde of niet genummerde lijsten’ definieert:

1. Open het lint Start.
2. In de sectie Alinea klik je op de knop Opsommingstekens als je een ongenummerde lijst wil creëren of op de knop Nummering als je een genummerde lijst wil creëren.
3. Om zelf te bepalen welk opsommingsteken of wel soort van nummering toegepast moet worden, klik je op het pijltje naast één van deze beide knoppen.
4. Selecteer vervolgens het gewenste formaat in het uitklapmenu Bibliotheek.

Lijstformaten aanpassen

1. Open het lint Start.
2. In de sectie Alinea klik je op de pijl rechts van de knop Opsommingstekens (voor een ongenummerde lijst) of rechts van de knop Nummering (voor een genummerde lijst).
3. Selecteer Nieuw opsommingsteken definiëren… om een nieuw formaat voor ongenummerde lijsten te creëren.
4. Selecteer Nieuwe nummeropmaak definiëren… om een nieuw formaat voor genummerde lijsten te creëren.
5. In de dialoogvensters Nieuw opsommingsteken definiëren of Nieuwe nummeropmaak definiëren kan je de kenmerken voor het gewenste lijstformaat instellen.
6. Klik op OK.

Kolommen

Als je tekst in kolommen wil vormgeven, doe dat dan enkel met de functie Kolommen.

Belangrijk: Omdat kolommen soms een hele uitdaging zijn voor hulpmiddelengebruikers, zou het beter zijn om geen kolommen te gebruiken als dat niet strikt noodzakelijk is.

Tabellen

Gebruik tabellen niet voor paginaopmaak (zoals de opmaak van kolommen). Gebruik tabellen dus enkel voor informatie die geschikt is voor weergave in tabelvorm

Gebruik de tabelfunctie voor het creëren van tabellen. Creëer niet zelf ‘handgemaakte’ tabellen met de tabtoets of de spatiebalk, want deze zullen niet als tabel herkend worden.

Hou tabellen zo eenvoudig mogelijk: vermijd samengevoegde cellen en meerdere rijen met hoofdingen. Splits liever complexe dataverzamelingen op in meerdere kleine tabellen.

Als een tabel opgesplitst is over meerdere pagina’s, zorg er dan voor dat de kolomhoofdingen bovenaan elke nieuwe pagina herhaald worden. Zorg er in dat geval ook voor dat de tabel opgesplitst wordt tussen twee rijen in plaats van midden in een rij.

Tabelcellen die als hoofding gebruikt worden, en die dus als label gebruikt worden om andere cellen te verduidelijken, moeten ook als hoofding gedefinieerd worden.

Zorg ervoor dat een tabel nooit een ‘zwevend’ element is (zie hoger).

Een tabel met veldnamen toevoegen

1. Open het lint Invoegen.
2. Klik op Tabellen in de sectie Tabellen.
3. Selecteer in het uitklapmenu het aantal rijen en kolommen waaruit de tabel moet worden opgebouwd.
4. Selecteer de zonet gemaakte tabel, waardoor het lint Hulpmiddelen voor tabellen verschijnt.
5. Net onder Hulpmiddelen voor tabellen klik je op Ontwerpen.

6. In de sectie Opties voor Tabelstijlen, vink je het aankruisvakje bij Veldnamenrij aan.

   Belangrijk: hou tabellen liefst zo eenvoudig mogelijk door slechts één rij veldnamen te definiëren.

Geef elke link een betekenisvolle linktekst

Net als op webpagina's zorg je ervoor dat de linktekst betekenisvol is buiten de context van het document. Het is bijvoorbeeld niet goed om “Meer informatie” als linktekst te gebruiken in de zin: “Meer informatie over de trein- en busregelingen vindt u hier”. Je kan de link dan beter koppelen aan de tekst “trein- en busregelingen”.

Een hyperlink toevoegen, gekoppeld aan een betekenisvolle linktekst:

1. Typ (of plak) een webadres in uw document en druk op de spatiebalk of op Enter om automatisch een hyperlink van de tekst te maken.
2. Als je manueel een link wil toekennen aan een tekstfragment, selecteer dan die tekst en geef er een rechter muisklik op.
3. Klik op Hyperlink (Ctrl + K).
4. In het linkerpaneel van het dialoogvenster Hyperlink invoegen kies je het doel van de link (een webpagina, een plaats in je document, een ander document of een e-mailadres). Daarna geef je de details van de link op in het rechtergedeelte van dit dialoogvenster.

Geef een document een betekenisvolle titel

1. Open het lint Bestand.
2. Klik op de optie Info in het linker paneel.
3. In het rechter paneel, klik je in het tekstveld Titel.
4. Type een Titel in.

Belangrijk: De titel die je hier opgeeft, is niet hetzelfde als de bestandsnaam.

Gebruik de ingebouwde functies

Word is een krachtig tekstverwerkingsprogramma. Gebruik de ingebouwde functies waarvoor ze bedoeld zijn, bvb voor voetnoten en voor een pagina-einde.

Begin een nieuwe pagina altijd door een pagina-einde in te voeren, en nooit door een aantal opeenvolgende lege regels met de entertoets. Positioneer de cursor op de plaats waar een nieuwe pagina moet beginnen. In het lint Invoegen klik je op Pagina-einde. Sneller is het om op ctrl+enter te drukken.

Bij het nalezen van andermans teksten gebruikt u ook best de redigeerfunctie. Omdat dit een standaardfunctie van Word is, zal een screenreader hiermee kunnen omgaan. Als u een eigen systeem verzint (vb. door teksten in het geel te zetten), zal dit niet herkend worden.

Als u een opmerking wil invoegen, gebruik dan de daarvoor bedoelde optie. Een screenreadergebruiker kan een lijst van oppmerkingen oproepen. Als u de opmerking in een ander lettertype midden in de tekst schrijft, is het veel moeilijker om deze te vinden.

Gebruik toegankelijke sjablonen

U wint veel tijd door met sjablonen te werken. Zorg ervoor dat bovenstaande punten in uw shablonen in orde zijn, zo hoeft u er later geen aandacht meer aan te besteden.

Als u de standaardtaal voor Word-documenten wilt wijzigen:

1. Open het lint Bestand en klik op de optie Opties in het linker paneel.
2. Klik op de optie Taal in het linker paneel van het dialoogvenster Opties voor Word.

3. Onder het kopje Bewerkingstalen kiezen, selecteer je de taal die je wil toekennen aan je document.

   Belangrijk: als jouw taal niet in de lijst staat, kan je die toevoegen door ze in het menu [Extra bewerkingstaal toevoegen] te selecteren en op de knop Toevoegen te klikken.

4. Klik op de knop Als standaard instellen.
5. Sluit alle Office 2010 toepassingen en open ze opnieuw om de gewijzigde instellingen toe te passen.

Een toegankelijk sjabloon maken:

1. Creëer een nieuw document (vanuit het standaard blanco of ander sjabloon).
2. Zorg ervoor dat je, bij het maken van het nieuw sjabloon, alle toegankelijkheidstechnieken uit dit document respecteert.
3. Als het nieuwe sjabloon klaar is, controleer het dan op toegankelijkheid (zie ook Techniek 11).
4. Open het lint Bestand en klik op de optie Opslaan Als in het linker paneel.
5. Kies de map Sjablonen in het linker paneel.
6. In het menu Opslaan als kies je Word sjabloon.
7. In het veld Bestandsnaam typ je een naam voor het nieuwe sjabloon.
8. Klik op de knop Opslaan.

Een toegankelijk sjabloon selecteren:

1. Open het lint Bestand en klik op de optie Nieuw in het linker paneel.
2. Onder het kopje Beschikbare sjablonen klik je op Mijn sjablonen*.
3. In het dialoogvenster Nieuw selecteer je het gewenste toegankelijk sjabloon.
4. Klik op OK.
5. Er zal een nieuw document geopend worden op basis van het gekozen sjabloon. Als het gekozen sjabloon voldeed aan de toegankelijkheidstechnieken, dan zal uw nieuw leeg document toegankelijk zijn. Maar wanneer je nadien inhoud (zoals tekst, afbeeldingen, diagrammen,…) toevoegt aan dat document, dan is het aan jou als redacteur om hierbij steeds de toegankelijkheidstechnieken te respecteren.

Formulieren

Formulieren zijn zeer specifieke documenttypes. Omdat het invullen van papieren formulieren handschrift vereist, zijn ze van nature ontoegankelijk. Dit maakt de toegankelijkheid van digitale formulieren extra belangrijk. Word 2010 biedt een aantal formulierbesturingselementen (tekstvelden, aankruisvakjes, keuzelijsten,…), waarmee je vlot invulbare formulieren kunt maken. Deze formulierbesturingselementen zijn helaas niet bruikbaar voor hulpmiddelengebruikers. Zie ook formulieren in Word laten invullen, is geen goed idee.

Een Word-document op toegankelijkheid testen

Als u Word 2010 gebruikt, beschikt u over de functie “Toegankelijkheid controleren”:

1. Open het lint Bestand.
2. Klik op Info in het rechterpaneel.
3. Onder het kopje Voorbereiden voor delen krijg je al een eerste indicatie van eventuele toegankelijkheidsproblemen in je document.
4. Om de toegankelijkheid volledig te checken klik je op de knop Controleren op problemen en vervolgens op Toegankelijkheid controleren.
5. Vervolgens krijg je, in het venster Toegankelijkheidscontrole, de resultaten met melding van de eventuele toegankelijkheidsproblemen.
6. Als je in de opmerkingenlijst een bepaald probleem selecteert, dan krijg je onderaan, in het venster Aanvullende gegevens, de nodige uitleg over het probleem en tips over hoe je het probleem kan wegwerken.
7. Los op deze manier alle problemen één voor één op.

Toegankelijkheid testen in Word 2013 en 2016

Van Word naar PDF

Een volgende stap kan zijn om uw toegankelijke Word-document naar PDF om te zetten. Als u dat op een goede manier doet, zullen uw toegankelijkheidsinspanningen in Word worden vertaald naar toegankelijkheidstags in PDF. Zie PDF vanuit Word.

Bron

Bron voor dit document zijn de technieken uit het Accessible Digital Office Document (ADOD) Project en meer specifiek het document over Word 2010. Voor meer recente versies is documentatie beschikbaar bij WebAIM.