Formulieren in Word? Geen goed idee

Microsoft Word is geen geschikt programma om formulieren mee te maken. Enkel als het formulier uit platte tekst bestaat, kan iedereen het invullen. Voorbeeld:

Voornaam: __________
Familienaam: _________
Geslacht: Man/Vrouw (schrappen wat niet past)

Voordeel: iedereen kan alles lezen en bewerken.

Nadelen:

• Foutgevoelig: mensen kunnen antwoordmogelijkheden toevoegen of aanpassen.
• De ontwerper heeft geen controle over de ingevulde gegevens. Je kunt niet afdwingen dat een veld moet ingevuld worden en je kunt niet valideren of de gegevens aan vereisten voldoen. Vb. een postcode moet een getal van 4 cijfers zijn tussen 1000 en 9999.
• Het ingevulde formulier moet manueel verwerkt worden.
• Het is relatief veel werk voor gebruikers om het formulier juist in te vullen. Eenmaal een antwoord geschrapt, is het niet eenvoudig terug te plaatsen.
• Het formulier is visueel erg saai en nodigt niet uit tot invullen.
• Niet iedereen beschikt over Microsoft Word.

Dit soort formulier is dus toegankelijk maar niet echt gebruiksvriendelijk, niet voor de invuller en niet voor degenen die de gegevens moet verwerken.

Formulierelementen van Word

Word beschikt over een aantal formulierelementen zoals een invoerveld en een selectievakje.

Voordeel: je kan tot op zekere hoogte validatie inbouwen: je kan afdwingen dat in een veld enkel cijfers mogen voorkomen en je kan de invoer beperken tot bijvoorbeeld 4 posities.

Problemen:

• Zover ons bekend, is het als toetsenbordgebruiker niet mogelijk om een selectievakje aan te vinken. In dialoogvensters van Windows zou je hiervoor de spatiebalk gebruiken. In Word lukt het echter niet om het selectievakje te selecteren zonder de muis te gebruiken. Ook screenreadergebruikers kunnen dit dus niet aan- of uitvinken.
• Tekstvelden zijn wel bruikbaar maar het is als screenreadergebruiker niet duidelijk of je *in* het veld aan het typen bent.
• De invuller kan ook nog steeds een vraag overslaan of zelfs verwijderen.

Beveiligen

Je kan het Word-document met het formulier ook beveiligen. In Word 2007 zit die functie in het lint Ontwikkelaars (sneltoets alt + s, p, v).

Voordelen:

• Invullers hebben enkel toegang tot de formuliervelden. Ze kunnen niets aan het formulier veranderen.
• Geen probleem meer om het formulier in te vullen als toetsenbordgebruiker: je kan niet anders dan *in* het tekstveld schrijven en je kan selectievakjes aankruisen met de spatiebalk.

Problemen:

• Ook screenreaders zijn beperkt tot het invullen van formuliervelden. Het is in JAWS (getest in versie 11 en 13) niet mogelijk om de rest van het document te lezen. Dit betekent onder andere dat men geen toegang heeft tot de instructies die meestal bovenaan een formulier staan.
• Formuliervelden moeten voorzien zijn van een helptekst. Als die er niet is, zegt de screenreader enkel iets als "aankruisvakje, niet aangekruist" maar er is geen mogelijkheid om erachter te komen wat het label is bij dit vakje.
• Als het document links of e-mailadressen bevat, dan zijn die niet aanklikbaar. Je kan met de muis wel tekst selecteren in een beveiligd document maar dus geen links activeren.

Een helptekst toevoegen aan formulierelementen in Word:

• Selecteer het formulierveld en klik rechts,
• klik eigenschappen,
• klik op de knop "Help-tekst..."
• in dit dialoogvenster moet je eerst kiezen voor "eigen help-tekst invoeren". Als je dit vergeet, blijft de keuze op "geen" staan en zal de tekst die je hebt ingevuld niet worden opgeslagen.
• vul nu de help-tekst in en klik op "ok".

Zover wij weten is het niet mogelijk om een reeds aanwezige tekst in het document te markeren als helptekst. Als je ervoor kiest om je formulier te beveiligen, moet je dus elk veld manueel van een helptekst voorzien. Dit is arbeidsintensief en bovendien foutgevoelig. Als je morgen iets verandert aan het formulier maar vergeet de helptekst te updaten dan krijgt een screenreadergebruiker verkeerde informatie te horen. Er is ook geen vlotte manier om te controleren of alle helpteksten in een formulier correct zijn ingevoerd. Daarvoor moet je bovenstaande werkwijze per formulierveld toepassen, wat erg tijdrovend is.

Het zou veel handiger zijn als Word een label-constructie zou voorzien zoals in HTML-documenten bestaat.

Samengevat:

• De ingebouwde formulierelementen van Word zijn niet toetsenbordtoegankelijk.
• Als je het formulier beveiligt, worden ze dat wel, maar dan moet je aan elk veld handmatig een helptekst toevoegen om aan screenreadergebruikers duidelijk te maken waar elk veld voor dient.

Wat is dan de oplossing?

In volgorde van voorkeur: HTML, PDF, platte tekst.

HTML

Zoals meestal gaat onze voorkeur uit naar een internetoplossing. HTML-formulieren zijn perfect toegankelijk te maken, je kan er allerlei validatie op toepassen om foute invoer te vermijden en je kan met de verzamelde gegevens alle kanten uit.

Als het nodig is dat gebruikers het ingevulde document moeten printen, dan bestaan ook daar oplossingen voor. Als je een klacht indient bij de Vlaamse Regulator voor de Media en je kiest ervoor om die aangetekend te verzenden, vul je een webformulier in en bij het klikken op "volgende" wordt een PDF-document aangemaakt. Dit kan je printen, handtekenen en met de post versturen.

PDF

Het is niet zo bekend, maar je kan ook PDF-formulieren maken die gebruikers in Adobe Reader kunnen invullen.

Word

Als het echt niet anders kan dan gebruikers Word-formulieren te laten invullen, hou het dan bij heel klassieke platte tekst vragen. Gebruik geen formuliervelden en beveilig het document niet.

Wil je dat laatste wel, voorzie dan elk formulierveld van een correcte helptekst. Het probleem blijft wel dat sommige mensen de tekst buiten het formulier niet zullen kunnen lezen.